Kada softver za upravljanje proizvodnjom postaje neophodan?

Većina proizvodnih firmi počinje s Excelom, papirnim radnim nalozima i jednom WhatsApp grupom. Dok je narudžbi pet-deset, taj način nema mane; svi znaju gdje je šta. Kad broj narudžbi dođe do trideset-četrdeset, isti način svakog dana počne odnositi pomalo novca, a taj gubitak vam niko ne sabere i ne stavi pred vas.

Poznati prizori iz pogona

U proizvodnim pogonima koje obilazimo iznova viđamo iste prizore. Kupac zove i pita za svoju narudžbu, kolega iz prodaje kaže „pogledat ću pa vam javljam“ i silazi u pogon. Šarke za vrata koja se otpremaju u četvrtak potrošene su u utorak, a niko nije primijetio. Komadi koji su na rezanju ispali s greškom odloženi su u ugao, ali nigdje nije zapisano koliko ih je.

Plan obično zna samo jedna osoba, najčešće šef proizvodnje ili najstariji majstor. Kad ta osoba ode na sedmicu odmora, posao ide, ali sporije, jer nema nikog drugog ko bi odlučio koji posao ide prvi.

Tu je i pitanje cijene. Kad pitate „koliko zarađujemo na ovim vratima?“, odgovor je u većini firmi prošlogodišnja cijena uvećana za poskupljenje. Podaci potrebni za izračun stvarnog troška — koliko je sati rada otišlo i koliko je materijala bačeno — nikad nisu prikupljeni.

Ko plaća račun za sve to?

Nijedan od ovih problema sam ne dovodi firmu u teškoće. Šteta se nakuplja kad se svi dešavaju zajedno.

Isporuka koja kasni

Za narudžbu koja ode kasno nekad platite penale, nekad date popust. Veći gubitak dolazi kasnije: kupac sljedeći posao da drugoj firmi, koja drži rok koji je obećala, a vama to ne kaže.

Novac koji leži u skladištu

Kad se ne zna kojeg materijala, kada i koliko treba, nabavlja se po osjećaju. Na kraju u skladištu leži lim za šest mjeseci, a vijaka za sutrašnji posao nema. Linija stane, a vijci se kupuju u prvoj željezariji u gradu, bez pregovaranja o cijeni.

Škart koji se ne bilježi

Ako se komad koji ode u otpad ne evidentira, ne možete znati na kojoj mašini ili u kojoj smjeni je problem. Na kraju mjeseca vidite da materijala fali, a uzrok ne možete naći.

Sve se pita vas

Kako podaci nisu u sistemu, i najmanja odluka dolazi vlasniku ili direktoru. Firma raste onoliko koliko to dvoje-troje ljudi može stati u jedan dan.

Čemu tu služi softver?

Ono što zovemo softverom za upravljanje proizvodnjom jeste evidencija koja gore navedene podatke okuplja na jednom mjestu. Naziv i ekran se razlikuju, ali posao koji radi manje-više je isti.

Kad se narudžba potvrdi, sistem je pretvara u radni nalog. U radnom nalogu piše koliko će kojeg materijala otići, kroz koje operacije i kojim redoslijedom posao prolazi i kada se isporučuje. Taj podatak se unosi jednom i više se ne prepisuje na papir ili u poruku.

Kad operater započne i završi posao, na tabletu ili čitaču barkoda nastaje zapis. Koliko je komada izašlo, koliko ih je bilo s greškom, zašto je mašina stala — sve u tom trenutku ulazi u sistem. Navečer niko ne mora skupljati obrasce i prenositi ih u Excel.

Kako se zna koji su radni nalozi otvoreni, potreba za materijalom proizlazi sama. Sistem sedmicu unaprijed pokaže da će šarke nestati u utorak, pa nabavka prema tome naručuje.

Kod planiranja, na jednom ekranu vidi se koja je mašina i koja ekipa kojeg dana zauzeta. Kad stigne nova narudžba, rok isporuke dajete gledajući taj ekran.

Na kraju, trošak. Kako se utrošeni materijal, proteklo vrijeme i škart knjiže na radni nalog, vidite koliko vas je koštala svaka narudžba. Primjer ispod može djelovati pretjerano, ali u firmama u kojima se škart i prekovremeni rad uopće ne evidentiraju razlike su tolike.

„Naš posao je drugačiji, ne staje u softver“

To čujemo gotovo u svakom razgovoru i ne može se reći da je prigovor neosnovan. U firmi koja proizvodi po narudžbi svaki je posao drugačiji. U serijskoj proizvodnji glavna briga je brzina. U radionici koja radi uslužno materijal je kupčev, pa se zalihe vode sasvim drugačije. Kad uzmete gotov paket i instalirate ga bez ikakvih izmjena, sistem zbog tih razlika postane neupotrebljiv.

Zato mi ne počinjemo od softvera. Prvo popišemo kako narudžba prolazi kroz firmu, a zatim sistem postavimo prema tom toku. Ako zaposleni moraju mijenjati način rada zato što softver tako traži, nešto je u implementaciji pošlo po zlu.

Kada Excel više nije dovoljan?

Radionici od troje ljudi softver za proizvodnju ne treba od prvog dana. Koliko mi vidimo, Excel više ne može nositi posao kad nastupi jedno od sljedećeg:

• Ako je broj poslova koji istovremeno teku veći od onog što jedna osoba može držati u glavi.
• Ako proizvod prolazi kroz više faza i čeka između njih.
• Ako ne znate koliko je narudžbi prošlog mjeseca otišlo sa zakašnjenjem.
• Ako posao nekoliko puta mjesečno stane zbog nedostatka materijala.
• Ako se razmišlja o drugoj smjeni, drugoj radionici ili novoj grupi proizvoda.

Koji softver?

Izbor je velik: postoje sveobuhvatni ERP sistemi, MES rješenja koja gledaju samo proizvodni pogon, paketi za pojedine djelatnosti i aplikacije pisane po mjeri firme. Šta je prikladno, zavisi od veličine firme i od toga šta proizvodi.

Mi ne pokušavamo prodati određeni proizvod. U nekim firmama uveli smo prilagođen ERP, u drugima napisali jednostavnu aplikaciju za njihovu radionicu. Naše iskustvo govori ovo: skup sistem koji firmi ne odgovara manje koristi od jeftinog koji je dobro postavljen.

Odakle početi?

Za početak ispratite jednu narudžbu od početka do kraja. Gdje je napisana ponuda, kako je narudžba prenesena u pogon, kako je tražen materijal, kako je javljena otprema? Zabilježite svako mjesto na kojem je podatak prešao na papir, u poruku ili u nečije pamćenje. U većini firmi ta lista ispuni cijelu stranicu.

Zatim s liste odaberite jednu stavku koja vas najviše boli. Obično je to ili praćenje radnih naloga ili potreba za materijalom. Projekti u kojima se sve pokušava popraviti odjednom ostanu na pola puta.

Ono što ste odabrali prvo isprobajte na jednoj liniji ili jednoj grupi proizvoda. Kad tim počne vjerovati sistemu, redom dodajete planiranje, troškove i kvalitet.

Česta pitanja

Treba li i maloj radionici?

I u radionici od pet ljudi isplati se uvesti red u praćenje narudžbi i materijala. Na toj veličini ne treba velik sistem; dovoljna je jednostavna postavka napravljena prema poslu.

Hoće li ga koristiti majstori i operateri?

Hoće, ako je ekran jednostavan. Od operatera se najčešće traže dva dodira: započni posao, završi posao. U sistemima koji se ne koriste obično je čovjeku u pogonu dodat posao, a zauzvrat mu nije dato ništa što bi mu rad olakšalo.

Koliko traje uvođenje?

Zavisi od obima. Uvesti samo praćenje radnih naloga traje nekoliko sedmica. Sistem koji obuhvata i planiranje, troškove i kvalitet traži nekoliko mjeseci. Mi radije idemo korak po korak, da se prva korist vidi rano.

Radi li zajedno s našim postojećim računovodstvenim programom?

U većini slučajeva radi. Proizvodni sistem može se postaviti tako da prenosi podatke u računovodstveni program koji koristite. Računovodstveni program ne morate mijenjati.

Naše povezane usluge: ERP i praćenje proizvodnje za proizvodne firme, ERP rješenja za mala i srednja preduzeća, studija slučaja: praćenje proizvodnje montažnih objekata.