Excel-dən ERP-yə: işiniz böyüdükcə cədvəllər niyə kifayət etmir

Demək olar ki, hər şirkət yoluna bir Excel faylı ilə başlayır. Problem Excel-də deyil; iş böyüdükcə həmin cədvəl daşıya bilməyəcəyi yükün altına girir. Bu həddi vaxtında görməmək əksər müəssisələrin ən baha başa gələn gecikmiş qərarıdır.

Kiçik komanda, bir neçə müştəri və tək bir cədvəl faylı ilə hər şey qaydasında gedir. Qiymət təklifləri bir vərəqdə, anbar başqa vərəqdə, müştəri və təchizatçı hesabları üçüncü faylda dayanır. Hər kəs nəyin harada olduğunu bilir, çünki "hər kəs" onsuz da iki-üç nəfərdir.

Sonra iş böyüyür. Böyümə isə Excel-in səssizcə çökməyə başladığı yerdir.

Cədvəllərin çökdüyü an: 5 əlamət

Aşağıdakılardan üçü sizə tanışdırsa, cədvəllər artıq işinizi idarə etmir; siz cədvəlləri idarə edirsiniz:

• Eyni məlumatı bir neçə yerə daxil edirsiniz. Sifariş bir faylda, göndəriş başqa faylda, hesab-faktura üçüncüdə, üçü də əllə yenilənir.
• "Hansı aktualdır?" sualı. Faylın "son_v3_esl_final" adlı surətləri əldən-ələ gəzir, heç kim hansına etibar edəcəyini bilmir.
• Hesabat hazırlamaq bir gün çəkir. Ayın mənfəətini və ya açıq təkliflərin məbləğini çıxarmaq üçün kimsə oturub saatlarla faylları birləşdirməlidir.
• Məlumat bir nəfərin başındadır. O adam məzuniyyətə çıxanda iş dayanır.
• Səhvlər pula başa gəlir. Səhv köçürülən qiymət, unudulan göndəriş, gözdən qaçan debitor borc.

Excel hesablama alətidir, sistem deyil. Şirkəti böyüdərkən sizə lazım olan hesablama yox, vahid və etibarlı məlumat mənbəyidir.

Bəs niyə hamı yenə də təxirə salır?

Çünki keçid qulağa böyük, bahalı və riskli iş kimi gəlir. "Hələlik birtəhər yola veririk" cümləsi çöküşün qiyməti görünənə qədər adamı rahatladır. Halbuki əsl xərc hər gün itirilən xırda vaxtlarda və görünməyən səhvlərdə yığılır.

İkinci qorxu lisenziya xərcidir. "ERP" deyəndə ağıla yüksək illik lisenziya haqları gəlir. Bu artıq məcburi deyil: Odoo Community kimi açıq mənbəli nüvə üzərində lisenziya ödəmədən korporativ sistem qurmaq mümkündür.

Düzgün keçid necə olur?

ERP-yə keçmək "hər şeyi bir gecədə dəyişmək" deyil. Yaxşı keçid mərhələlidir:

1. Ən çox ağrıdan yerdən başlayın

Bütün şirkəti birdən köçürməyə çalışmaq ən çox edilən səhvdir. Əvvəlcə sizi ən çox yoran prosesi (çox vaxt bu, qiymət təklifi və ya anbardır) qaydaya salın. Konkret fayda görün.

2. Mövcud məlumatınızı köçürün, sıfırdan başlamayın

İllərlə yığdığınız müştəri, məhsul və qiymət məlumatı dəyərlidir. Düzgün qurulmuş keçiddə bu tarixçə qorunur.

3. Sistemi işinizə uyğunlaşdırın, işinizi sistemə yox

Hazır paketin sizi öz qəlibinə salmasına imkan verməyin. Yaxşı qurulan sistem sizin iş üsulunuzu öyrənir və ona görə formalaşır.

Nə qazanırsınız?

• Məlumat bir dəfə daxil edilir və hər yerdə aktual olur.
• Anlıq hesabatlar: mənfəət, açıq təkliflər, debitor borclar bir ekranda.
• Korporativ yaddaş: məlumat ayrı-ayrı adamlarda yox, sistemdədir.
• Miqyaslana bilmə: 3 nəfərlik komanda da, 30 nəfərlik komanda da eyni sistemdən istifadə edir.

Excel sizi bura qədər gətiribsə, işini yaxşı görüb. Amma bundan sonrasını cədvəl yox, sistem daşıyacaq.

Əlaqəli xidmətlərimiz: kiçik və orta biznes üçün ERP həlləri, Odoo ERP məsləhəti və qurulması, istehsal şirkətləri üçün ERP və istehsalın izlənməsi.