Од Excel до ERP: зошто табелите повеќе не се доволни кога работата расте

Речиси секоја фирма го почнува патот со една Excel датотека. Проблемот не е во Excel; проблемот е што со растот на работата таа табела доаѓа под товар што не може да го носи. Да се забележи тој праг — тоа е одлуката со која повеќето фирми најскапо задоцнуваат.

Со мал тим, неколку клиенти и една датотека со табели, сè оди како што треба. Понудите се на еден лист, залихите на друг, состојбата со коминтентите во трета датотека. Секој знае каде што е, затоа што „секој“ се двајца-тројца луѓе.

Потоа работата расте. А растот е местото каде што Excel тивко почнува да попушта.

Кога табелите попуштаат: 5 знаци

Ако три од следните ви се познати, табелите повеќе не ја водат вашата работа; вие ги водите табелите:

• Истиот податок го внесувате на повеќе места. Нарачката е во една датотека, испораката во друга, фактурата во трета — и сите три се ажурираат рачно.
• Прашањето „која е последната?“ Кружат копии од типот „posledna_v3_vistinska_final“, никој не знае на која да ѝ верува.
• Извештајот одзема цел ден. За добивката на крајот на месецот или за износот на отворените понуди некој мора со часови да спојува датотеки.
• Знаењето е во главата на еден човек. Кога тој ќе замине на одмор, работата застанува.
• Грешките се претвораат во пари. Погрешно копирана цена, заборавена испорака, превидено побарување.

Excel е алатка за пресметување, не систем. Додека ја растете фирмата, не ви треба пресметка, туку еден и сигурен извор на вистината.

Зошто тогаш сите сепак одложуваат?

Затоа што преминот звучи големо, скапо и ризично. Реченицата „засега се снаоѓаме“ смирува сè додека цената на распаѓањето не стане видлива. А вистинскиот трошок се собира во малите загуби на време секој ден и во грешките што никој не ги забележува.

Вториот страв е трошокот за лиценци. Кога ќе се каже „ERP“, се помислува на високи годишни лиценци. Тоа веќе не е задолжително: врз јадро со отворен код како Odoo Community може да се постави деловен систем без плаќање лиценца.

Како изгледа добар премин?

Премин на ERP не значи „да се смени сè преку ноќ“. Добриот премин оди во фази:

1. Почнете од местото каде што најмногу боли

Најчеста грешка е обидот да се пресели целата фирма одеднаш. Прво средете го процесот што најмногу ве замара — најчесто понудите или залихите. Видете конкретна придобивка.

2. Пренесете ги постојните податоци, не почнувајте од нула

Податоците за клиенти, производи и цени што сте ги собирале со години се вредни. Во добро поставен премин таа историја се зачувува.

3. Прилагодете го системот на работата, не работата на системот

Не дозволувајте готов пакет да ве стави во својот калап. Доброто воведување го учи вашиот начин на работа и се обликува според него.

Што добивате?

• Еден внес на податоци — податокот се внесува еднаш и е ажурен насекаде.
• Извештаи во моментот — добивка, отворени понуди и побарувања на еден екран.
• Меморија на фирмата — знаењето е во системот, не кај поединци.
• Скалабилност — истиот систем го користи и тим од 3 и тим од 30 луѓе.

Ако Excel ве донел до овде, си ја завршил работата. Но понатаму нема да ве носи табела, туку систем.

Поврзани услуги: ERP решенија за мали и средни фирми, Odoo ERP консалтинг и воведување, ERP и следење на производство за производни фирми.