Softver za finansije i računovodstvo: zašto je potreban?

Mnogi vlasnici kažu „imamo računovodstvo”, a misle na svog knjigovođu. Knjigovođa knjiži fakture, predaje poreske prijave i vodi zakonske knjige. Ali odgovor na pitanja „kome ove nedjelje šta plaćamo, od koga šta naplaćujemo, hoćemo li izgurati kraj mjeseca” nije kod njega. Ta pitanja čekaju odgovor unutar samog preduzeća, najčešće u glavi vlasnika i u jednom Excel fajlu.

Postoje dva računovodstva

Prvo je zvanično računovodstvo, koje se vodi za državu. Gleda unazad, pravila su mu poznata i vodi ga knjigovođa. Drugo je evidencija koju preduzeće vodi da bi upravljalo samim sobom. To se zove operativno knjigovodstvo ili praćenje finansija. Gleda današnji dan i naredne nedjelje.

Za prvo su svi nekako uspostavili red, jer je obavezno. Drugo je u većini preduzeća razbacano. Kartice kupaca i dobavljača su u jednom Excelu, čekovi u rokovniku, promet po računu u e-bankarstvu, rate kredita u nekom trećem fajlu. Jedino mjesto na kojem se sve to vidi zajedno jeste glava vlasnika.

Na računu ima novca, ali šta je za tri nedjelje?

U većini preduzeća praćenje finansija znači da se ujutru pogleda stanje na računu. Ako novca ima, smatra se da je sve u redu. Stanje pokazuje današnji dan. Ne pokazuje ček koji dospijeva naredne nedjelje, zarade sredinom mjeseca, uplatu PDV-a ni naplatu od kupca koja kasni.

Zbog toga i preduzeća koja posluju sa dobiti zapadnu u nestašicu gotovine. Prodaja je obavljena, faktura izdata, na papiru je zarađeno. Ali ako naplata stiže za šezdeset dana, a dobavljaču se plaća za trideset, tu prazninu treba nečim pokriti. Preduzeće koje to vidi pet nedjelja unaprijed mirno razgovara sa bankom. Ono koje primijeti posljednjeg dana uzima najskuplji kredit koji uspije da nađe.

Nenaplaćena potraživanja

U preduzećima sa kojima razgovaramo najčešće srećemo ovo: zna se ko koliko duguje, ali se ne zna otkad duguje. Na spisku je dvadeset kupaca i pored svakog iznos. Kome je rok prošao, ko ne plaća već tri mjeseca — iz spiska se ne vidi.

Kad niko ne zove zbog dospjelog potraživanja, ni kupac ne žuri. Plati onome ko prvi zatraži novac. Jednostavan spisak koji pokazuje starost potraživanja i redovni pozivi jednom nedjeljno primjetno skraćuju rok naplate.

Sličan gubitak nastaje kod fakturisanja. Posao je isporučen, ali da bi se izdala faktura neko mora da skupi otpremnice, pa to ostane za kraj mjeseca. Pošto se faktura izda kasno, rok plaćanja počinje kasno i novac stiže kasno.

Šta softver za finansije spaja?

Sve navedene djelove skuplja u jednu evidenciju. Kad se izda izlazna faktura, ona se sama upisuje na karticu kupca i u kalendar dospijeća. Kad se unese ulazna faktura, dodaje se na spisak plaćanja. Čekovi, mjenice, rate kredita i zarade stoje u istom kalendaru.

Kad su te evidencije na jednom mjestu, tabela novčanog toka za naredne nedjelje nastaje sama. Ne morate nikoga da pitate „šta plaćamo ovog mjeseca”.

Fakturisanje se vezuje za prodaju. Isporučena narudžba se jednim klikom pretvara u fakturu i šalje kao e-faktura. Poslovi koji su završeni, a nijesu fakturisani, vide se na ekranu kao poseban spisak.

Bankovni izvodi se učitavaju u sistem i uparuju sa evidencijom. Vidi se koja uplata pripada kojoj fakturi i šta su stavke koje nijesu uparene.

Razvrstavaju se i troškovi. Koliko troši koje odjeljenje, koji projekat, koje vozilo — na kraju mjeseca dobija se u nekoliko klikova. Odatle se dolazi do teme mjerenja profitabilnosti projekta.

Kako se posao dijeli sa knjigovođom?

Uredna evidencija unutar preduzeća olakšava posao i knjigovođi. Umjesto da mu na kraju mjeseca pošaljete kesu faktura, predajete razvrstane i uparene stavke. Tabelu koju dobijete od njega možete uporediti sa svojom evidencijom.

U većini preduzeća nije potrebno mijenjati program koji koristi knjigovođa. Sistem u preduzeću izvozi podatke u obliku koji odgovara njegovom programu. Ima i preduzeća koja zvanično računovodstvo žele da u potpunosti vode kod sebe, ali to je posebna odluka i ne mora biti prvi korak.

Kada postaje potreban?

• Ako mjesečno imate više od sto izdatih i primljenih faktura.
• Ako prodajete i kupujete sa odloženim plaćanjem.
• Ako je kalendar čekova, mjenica ili rata kredita u rokovniku jedne osobe.
• Ako vam treba pola sata da saznate ko koliko dana duguje.
• Ako stanje gotovine za naredni mjesec ne možete da kažete brojkom.

Odakle početi?

Najbrže rezultate daju dvije stvari: kartice kupaca i dobavljača i praćenje dospijeća. Unesite u sistem salda kupaca i dobavljača, otvorene fakture i njihove rokove. Već to je dovoljno da vidite spisak potraživanja i plaćanja u narednim nedjeljama.

Drugi korak je povezivanje fakturisanja sa prodajom, treći uparivanje bankovnih izvoda. Razvrstavanje troškova i budžet mogu ostati za kraj.

Što se alata tiče, postoje programi koji rade samo fakturisanje i finansijsku evidenciju, ERP sistemi koji rade zajedno sa prodajom i zalihama i rješenja koja su negdje između. Ako se prodaja, zalihe i nabavka vode u drugom sistemu, finansije moraju da razgovaraju sa njima. Inače se svaka faktura unosi dva puta. Kad biramo, mi prvo gledamo tu vezu.

Česta pitanja

Imamo knjigovođu, treba li nam još i ovo?

To su dva različita posla. Knjigovođa vodi zakonsku evidenciju za protekli period. Praćenje finansija pokazuje današnje stanje potraživanja, obaveza i gotovine i potrebno je za svakodnevne odluke preduzeća.

Koristimo program za fakturisanje i knjigovodstvo, zar to nije dovoljno?

Za praćenje kupaca, dobavljača i faktura može biti dovoljno. Obično mu nedostaje veza sa prodajom, zalihama i projektima. Ako isti podatak unosite u dva sistema ili tabelu novčanog toka i dalje pravite u Excelu, vrijeme je da pogledate korak više.

Treba li prenositi stare evidencije?

Ne sve. Dovoljne su otvorene fakture, aktuelna salda kupaca i dobavljača i čekovi i mjenice koji još nijesu dospjeli. Stare, zatvorene stavke mogu ostati tamo gdje jesu.

Povezane usluge: ERP rješenja za mala i srednja preduzeća, konsalting za digitalnu transformaciju.