Kako se mjeri profitabilnost projekta? Vidjeti je dok posao traje, a ne na kraju

U preduzećima koja rade po projektima dobit se najčešće sazna jednom godišnje. Knjigovođa uradi bilans i zna se koliko je preduzeće te godine zaradilo. A koji je projekat donio dobit i koji je bio u gubitku — u tom izvještaju se ne vidi. U ovom tekstu objašnjavamo zašto se profitabilnost projekta ne može izmjeriti i šta treba evidentirati da bi mogla.

Šta krije ukupna dobit?

Ako je preduzeće na kraju godine u dobiti, svi odahnu. A u tom zbiru su se možda međusobno poništili poslovi koji su dobro zaradili i poslovi koji su bili u gubitku. U primjeru ispod preduzeće godinu završava sa dobiti, ali je njegov najveći projekat u gubitku.

Preduzeće koje ne vidi ovu tabelu naredne godine daje ponudu za isti takav veliki posao po istoj cijeni. Rasti, a ne znati koja vrsta posla, koji kupac i koja ekipa donose novac, znači uvećavati i posao koji pravi gubitak.

Zašto se trošak ne knjiži na projekat?

U većini preduzeća trošak se evidentira; nedostaje podatak kojem projektu pripada. Račun za gorivo ulazi u računovodstvo kao „trošak vozila”. Faktura hotela blizu gradilišta postaje „smještaj”. Kabl kupljen u veleprodaji knjiži se na konto „materijal”. Sve je na ispravnom kontu, ali se izgubilo za koji je posao potrošeno.

Kod rada je još teže. Ekipa tokom nedjelje radi na dva gradilišta, a zarada se na kraju mjeseca isplaćuje u jednoj stavci. Odgovor na pitanje ko je na kom projektu radio koliko dana nalazi se u šihtarici — ako je ima.

Tu su i dodatni radovi koji se ne fakturišu. Kupac na terenu kaže „povucimo jednu liniju i ovdje” i ekipa je povuče. Tog posla nema u ugovoru, niko ne javi kancelariji, materijal i rad uđu u trošak projekta, a faktura se nikada ne izda.

Šta treba evidentirati da bi se mjerilo?

Da biste vidjeli profitabilnost projekta, nije potrebna složena računica. Dovoljno je uredno voditi četiri stvari.

Budžet na početku projekta

Kad pripremate ponudu, ionako radite kalkulaciju troškova. Sačuvajte je stavku po stavku: materijal, rad, podizvođači, prevoz i smještaj. Da se zna sa čim ćete porediti kad posao bude gotov.

Šifra projekta na svakom trošku

Narudžbenica, račun za trošak, faktura podizvođača — šta god da je, pri unosu se bira projekat kojem pripada. Kad je to jedno polje obavezno, pola posla je riješeno.

Ko, na kom projektu, koliko sati

Jednostavna dnevna ili nedjeljna evidencija rada. Šef ekipe uveče na telefonu označi ko je tog dana bio na kom gradilištu. Nije potrebna tačnost u minut; podatak na nivou pola dana dovoljan je za većinu preduzeća.

Posebna evidencija dodatnih radova

Svaki zahtjev van ugovora se, prije nego što se uradi, kratkim zapisom javi kancelariji i da kupcu na potvrdu. Tako se i fakturiše i ne kvari osnovni budžet projekta.

Vidjeti dok posao traje

Računati profitabilnost kad je posao gotov korisno je za narednu ponudu. Prava korist je vidjeti je dok posao traje. Ako je potrošeno osamdeset odsto budžeta za rad, a pola posla još stoji, velika je razlika između toga da se to zna u trećoj nedjelji i toga da se sazna poslije primopredaje.

Kad vidite rano, imate izbor. Možete promijeniti ekipu, razgovarati sa kupcem o cijeni dodatnih radova, preći na alternativni materijal. Kad je posao gotov, jedino što ostaje jeste da prihvatite gubitak.

Za to je dovoljan jedan ekran koji se pogleda jednom nedjeljno: za svaki projekat budžet, potrošeno do danas i procenat završenosti posla.

Zar to ne možemo u Excelu?

Za jedan projekat može, i ima preduzeća koja to rade. Teškoća je u prikupljanju podataka. Nabavka je na jednom mjestu, računi za troškove na drugom, šihtarica u svesci, fakture u računovodstvenom programu. Neko svake nedjelje mora sve to ručno da prenese u jednu tabelu. Od toga se obično odustane u drugom mjesecu.

Doprinos softvera ovdje nije u računanju, nego u tome da podatak uhvati na izvoru. Projekat se bira pri unosu narudžbenice, pri fotografisanju računa telefonom, pri unosu radnih sati. Za izvještaj se ne troši poseban trud; stavke se same skupljaju pod projektom.

Alati koji to rade su različiti: ERP sistemi sa modulom za projekte, posebni programi pisani za projektno računovodstvo, rješenja razvijena po mjeri preduzeća. Izbor zavisi od toga gdje se sada vode nabavka i računovodstvo. Mi radije dograđujemo postojeći način rada, a da ga ne narušimo.

Česta pitanja

Kako da opšte troškove rasporedimo na projekte?

U početku ih ne raspoređujte. Prvo direktne troškove (materijal, rad, podizvođači, prevoz) upišite na projekat. Troškovi kao što su zakup i kancelarijsko osoblje mogu se kasnije dodati jednostavnim procentom. Već i pregled direktnih troškova u većini preduzeća mijenja sliku.

Zar to već ne radi naš knjigovođa?

Knjigovođa vodi zakonske knjige i radi ono što je ispravno sa poreske strane. Pošto profitabilnost po projektima nije zakonska obaveza, ona nije dio njegovog posla. To je evidencija koju preduzeće vodi radi sopstvenog upravljanja.

Šta ako se tim opire unosu sati?

Ne tražite da svako unosi za sebe. Dovoljno je da šef ekipe jednom dnevno označi ko je bio na kom poslu, a to se i mnogo lakše prihvata.

Povezane usluge: ERP za inženjerske i izvođačke firme, ERP rješenja za mala i srednja preduzeća.