Kada softver za upravljanje projektima postaje neophodan?

U firmama koje se bave inženjeringom, izvođenjem radova i montažom plan projekta se najčešće napravi jednom, na početku posla. U Excelu nastane lijep gantogram, pokaže se na sastanku, zatim ode u fasciklu i više se ne otvara. Posao ipak ide, jer rukovodilac projekta sve drži u glavi. Kad istovremeno krenu tri-četiri posla, taj način umori i čovjeka i preduzeće.

Zašto plan ostane u fioci?

Držati plan u Excelu ažurnim posao je za sebe. Stigne vijest sa terena, neko otvori fajl, pomjeri datume i novu verziju pošalje svima e-mailom. Poslije dvije nedjelje kruže četiri verzije i niko ne zna koja je tačna. Poslije nekog vremena odustane i onaj ko je plan ažurirao.

Od tada se stanje projekta saznaje telefonom. Pita se teren „dokle smo stigli”, a stigne odgovor „sjutra završavamo”. Isti odgovor može stizati tri nedjelje, jer nigdje ne piše koliki je procenat posla završen.

To se osjeti i prema investitoru. Kad treba pripremiti situaciju (obračun izvedenih radova), iz papira se skuplja ko je koliko uradio, koji je materijal stigao na gradilište i koji je dodatni rad naručilac potvrdio. Svaki dokument koji nedostaje znači da faktura ostaje za naredni mjesec.

Kako malo kašnjenje naraste?

U projektu su poslovi povezani. Kad kasni odobrenje crteža, kasni narudžba materijala; kad materijal stigne kasno, pomjera se izrada; kad se izrada pomjeri, terenska ekipa čeka bez posla ili je pošalju na drugi posao. Nedjelja pomjeranja na početku dočeka vas na isporuci kao tri-četiri nedjelje.

Sam taj lanac je neizbježan, u svakom projektu se nešto pomjeri. Problem je što se pomjeranje kasno primijeti. Ako plan nije ažuran, za kašnjenje saznate dvije nedjelje prije roka isporuke, a tada vam ostaje samo da uvedete prekovremeni rad i od naručioca tražite produženje roka.

Isti tim, tri projekta

U preduzeću srednje veličine, kako raste broj projekata, najveća gužva nastaje kod ljudi. Isti inženjer crta za tri projekta, ista terenska ekipa obećana je na dva gradilišta. Svaki projekat za sebe izgleda razumno; kad ih stavite jedan pored drugog, vidi se da se u nekim nedjeljama od jedne osobe očekuje posao za dvije.

Ovu tabelu je moguće voditi u Excelu, ali je pri svakoj promjeni projekta treba ručno preračunati. To niko ne radi. Preklapanje se otkrije onog dana kad ekipa ne može da izađe na teren.

Šta radi softver za upravljanje projektima?

U osnovi, drži plan živim. Poslovi, njihovo trajanje i međusobne zavisnosti unose se jednom. Kad neki posao kasni, datumi poslova vezanih za njega pomjere se sami i odmah se vidi novi rok isporuke.

Napredak se unosi sa terena. Šef ekipe na telefonu označi šta je tog dana urađeno, doda fotografiju i zabilježi koji materijal nedostaje. Osoba u kancelariji ne zove nikoga da bi saznala stanje.

Dokumenti se skupljaju pod projektom: ugovor, posljednja verzija crteža, prepiska sa naručiocem, odobreni dodatni radovi, zapisnici o primopredaji. Kad dođe vrijeme za situaciju, zna se gdje se traži.

Na kraju, svi projekti stoje jedan pored drugog na jednom ekranu. Koji ide po planu, koji kasni, ko je koje nedjelje preopterećen — vidite jednim pogledom. Kad taj ekran postoji, na nedjeljnom sastanku se ne troši vrijeme na pitanja o stanju, nego se odmah govori o tome šta treba uraditi.

Pri kojoj veličini postaje potreban?

Timu od pet ljudi sa jednim projektom dovoljan je dobro vođen Excel fajl. Koliko smo vidjeli, prestaje da bude dovoljan u ovim slučajevima:

• Ako istovremeno teče više od tri projekta.
• Ako isti ljudi ili ekipe rade na više projekata.
• Ako je telefonski poziv jedini način da saznate stanje na terenu.
• Ako situacije kasne jer se dokumenti ne mogu skupiti.
• Ako ne znate koliko je projekata prošle godine isporučeno sa zakašnjenjem.

Na šta paziti na početku

Najčešća greška je pokušaj da se od prvog dana u sistem unese svaki detalj. Spisak od trista stavki niko ne može držati ažurnim. Počnite sa petnaest-dvadeset glavnih poslova po projektu, a detalje dodajte kako zatrebaju.

Drugo, unos podataka sa terena mora biti vrlo lak. Ne možete očekivati da šef ekipe svake večeri sjeda za računar. Podatak koji se na telefonu ne može unijeti u dva dodira poslije nekog vremena se uopšte ne unosi.

Treće, počnite od novog projekta. Prenošenje napola završenog posla u sistem je mukotrpno i odmah na početku odbije tim. Sljedeći posao otvorite u sistemu, a stari neka se završe na stari način.

Koji će se alat koristiti odluka je koja dolazi poslije toga. Postoje gotovi alati za upravljanje projektima, projektni moduli ERP sistema i rješenja pisana po mjeri preduzeća. Mi prvo gledamo kako preduzeće vodi projekat, pa prema tome predlažemo alat.

Česta pitanja

Imamo plan u Excelu, zašto nije dovoljan?

Excel je dovoljan da se plan nacrta. Muči se tamo gdje plan treba držati ažurnim i gdje treba vidjeti više projekata odjednom. Dok fajl stoji na računaru jedne osobe, podaci sa terena do njega ne stižu.

Hoće li terenska ekipa unositi podatke sa telefona?

Hoće, ako unosi malo podataka i ako je ekran jednostavan. Po našem iskustvu, najlakše se prihvata fotografisanje i slanje fotografije, jer ekipa ionako već slika i šalje na WhatsApp.

Gotov alat ili softver po mjeri?

Ako je vaš posao blizu standardnog toka, gotov alat je brži i jeftiniji. Ako treba veza sa situacijama, ponudama i zalihama ili je vaš način rada specifičan, prilagođen sistem duže traje.

Povezane usluge: ERP za inženjerske i izvođačke firme, ERP rješenja za mala i srednja preduzeća.